Crear solicitudes electrónicas para ubicaciones que no sean almacenes

Lo que hay que saber

• Para una introducción a las solicitudes electrónicas, consulte este artículo: Solicitudes electrónicas (E-Requests).
• Permisos: Para poder crear una E-Request, primero asegúrese de que tiene los permisos correctos para las ubicaciones correctas. Lea este artículo para la Configuración de Permisos.

Enviar solicitud electrónica al depósito VS Enviar solicitud electrónica para su aprobación

Dependiendo de los diferentes almacenes de cumplimiento, el proceso para cumplir con las requisiciones puede ser diferente. Algunos almacenes exigen que la solicitud sea aprobada por los gestores adecuados a efectos presupuestarios, mientras que otros no.

Por lo tanto, hay dos maneras de configurar las solicitudes electrónicas:

1. Enviar las Solicitudes Electrónicas directamente al Depósito de cumplimiento O
2. Enviar Solicitudes Electrónicas al Aprobador, quien aprueba la Solicitud, y luego la solicitud se envía al Depósito cumplidor.

Si no necesita aprobaciones para enviar la solicitud al depósito de cumplimiento, consulte Enviar una solicitud electrónica directamente al depósito de cumplimiento, si necesita que su responsable apruebe primero la solicitud, consulte Enviar una solicitud electrónica al aprobador.

Enviar una E-Request directamente al Depósito de Cumplimiento

1. Inicie sesión en OpenBoxes con su nombre de usuario y contraseña. Si su administrador ha seleccionado una ubicación predeterminada para usted, se le dirigirá directamente a la página de su instalación. Si su administrador no ha seleccionado una ubicación predeterminada para usted, puede elegir una ubicación que desea solicitar desde el selector de ubicación.

   

2. Una vez que estés en la página de inicio de la instalación que deseas solicitar, verás todas las solicitudes de la instalación. Desde aquí podrás ver el estado de todas las solicitudes.

   

3. Para crear una nueva solicitud, haz clic en "Crear nueva solicitud" en la esquina superior derecha. En la "Página de creación" resultante, introduzca la información de la solicitud.

   

• Descripción (Obligatorio): Introduce una breve descripción de la solicitud que te ayude a identificarla en el futuro.
• Por defecto es el centro para el que realiza la solicitud.
• Ubicación de cumplimiento (Obligatorio): Introduce el nombre del depósito al que estás solicitando - la ubicación que cumplirá tu solicitud.
• Por defecto es su nombre.
• Fecha de solicitud: Por defecto es la fecha de hoy.
• Tipo de solicitud (obligatorio): Selecciona "Stock" para una solicitud programada regularmente y "Adhoc" para una solicitud de emergencia, inesperada o puntual.
• Lista de existencias: Si seleccionas "Stock" como tipo de Solicitud, puedes seleccionar una lista de stock que cargará una lista preestablecida de productos en la página siguiente.

Una vez que hayas rellenado todos los campos, haz clic en "Siguiente" para ir a la página de añadir insumos.

4. Añadir elementos en la página "Añadir elementos".

   

• Producto solicitado (Obligatorio): Busca el producto utilizando el código o el nombre del producto.
• Demanda por mes: Esto seguirá siendo 0 porque tu almacén no realiza un seguimiento del inventario a través de OpenBoxes.
• QOH: Introduzca la cantidad a la mano actualmente del producto en sus instalaciones.
• Cantidad necesaria (Obligatorio): Introduce la cantidad que necesitas. Si hay datos de demanda para su instalación, OpenBoxes calculará automáticamente la cantidad necesaria en función de la demanda y la calidad de vida, que puede cambiar manualmente.
• Comentarios: Introduzca cualquier comentario que pueda ser útil para el producto que está solicitando.

5. Para añadir productos adicionales, haga clic en el botón verde "Añadir línea" situado en la parte izquierda de la pantalla. Esto añadirá otra línea debajo de la tabla para que pueda añadir otro producto.

   

Ahora podrás ver tu solicitud enviada en la parte superior de tu lista de solicitudes.

Presentar una solicitud electrónica para aprobación

1. Inicie sesión en OpenBoxes con su nombre de usuario y contraseña. Si tu administrador ha seleccionado una ubicación predeterminada para ti, se te dirigirá directamente a la página de tu centro. Si tu administrador no ha seleccionado una ubicación predeterminada para ti, puedes elegir una ubicación que desees solicitar desde el selector de ubicaciones.

   

2. Una vez que te encuentres en la página de inicio de la instalación para la que deseas realizar la solicitud, verás todas las solicitudes de la instalación. Desde aquí podrá ver el estado de todas las solicitudes.

   

3. Para crear una nueva solicitud, haz clic en "Crear nueva solicitud" en la esquina superior derecha. En la "Página de creación" resultante, introduce la información de la solicitud.

   

• Descripción (Obligatorio): Introduce una breve descripción de la solicitud que te ayude a identificarla en el futuro.
• Ubicación de la solicitud: Por defecto es el centro para el que se solicita.
• Lugar de entrega (Obligatorio): Introduce el nombre del depósito al que estás solicitando - la ubicación que cumplirá tu solicitud.
• Solicitado por: Por defecto es su nombre.
• Fecha solicitada: Por defecto es la fecha de hoy.
• Tipo de solicitud (obligatorio): Selecciona "Stock" para una solicitud programada regularmente y "Adhoc" para una solicitud de emergencia, inesperada o puntual.
• Lista de existencias: Si selecciona "Stock" como tipo de Solicitud, puede seleccionar una lista de stock que cargará una lista preestablecida de productos en la página siguiente.
• Aprobadores: Selecciona uno o más Aprobadores del menú desplegable. Puedes dejar este campo en blanco para enviar la solicitud a todos los aprobadores asignados. Si no ve ningún autorizador en el drp.

Una vez que hayas rellenado cada campo, pulsa "Siguiente" para ir a la página de añadir elementos.

Añadir productos en la página "Añadir productos".

• Producto solicitado (Obligatorio): Busca el producto utilizando el código o el nombre del producto.
• Demanda por mes: Esto seguirá siendo 0 porque su instalación no realiza un seguimiento del inventario a través de OpenBoxes.
• QOH: Introduce la cantidad a la mano del producto en sus instalaciones.
• Cantidad necesaria (Obligatorio): Introduce la cantidad que necesita. Si hay datos de demanda para su instalación, OpenBoxes calculará automáticamente la cantidad necesaria en función de la demanda y la cantidad a la mano, que puede cambiar manualmente.
• Comentarios: Introduce cualquier comentario que pueda ser útil para el producto que estás solicitando. Esto añadirá otra línea debajo de la tabla para que pueda añadir otro producto.

4. Cuando hayas terminado de añadir los elementos, haz clic en "Enviar para aprobación". Si desea guardar esta solicitud y volver a ella en el futuro, puedes hacer clic en "Guardar y Salir" sin enviarla. Su(s) Aprobador(es) seleccionado(s) recibirá(n) una notificación por correo electrónico para aprobar la solicitud.

Ahora podrás ver tu solicitud enviada en la parte superior de tu lista de solicitudes. El estado inicial de la solicitud electrónica es "En espera de aprobación". Una vez aprobada/rechazada, el estado cambiará a Aprobada/Rechazada.

Actualización de una solicitud electrónica rechazada por el autorizador

Después de enviar una E-Request para su aprobación, el Aprobador puede Aprobarla o Rechazarla. En el caso de las solicitudes aprobadas, recibirá una notificación por correo electrónico y no será necesario realizar ninguna otra acción.

Para las solicitudes electrónicas rechazadas, puede actualizar la solicitud electrónica y volver a enviarla al Autorizador para su aprobación.

1. Si un aprobador rechaza una solicitud electrónica, recibirás una notificación por correo electrónico. También puede comprobar el estado de la solicitud electrónica desde la página de inicio del almacén.

   

En el correo electrónico, puedes ver la actualización del estado a Rechazada junto con el comentario sobre por qué el Aprobador rechazó la solicitud.

2. Haz clic en el hipervínculo "aquí" para acceder a la lista de solicitudes. Seleccione la solicitud electrónica que desea actualizar.

   

3. Haga clic en "Anular aprobación". Esto revierte la E-solicitud a "Esperando aprobación".

   

4. Haz clic en Editar. También puede ver los comentarios haciendo clic en la pestaña "Comentarios".

   

5. En la página de edición, haga clic en "Editar elementos de solicitud".

   

6. Realiza las actualizaciones necesarias en la solicitud. Vuelve a enviarla para su aprobación.

   

7. El Aprobador recibirá una notificación sobre la solicitud de aprobación y podrá aprobarla. El equipo del almacén verá las solicitudes electrónicas aprobadas y podrá trabajar en ellas.