Crear una factura de prepago

Facturas en OpenBoxes (Compra VS Prepago)

En un sistema de contabilidad tradicional, hay muchos tipos diferentes de facturas: Facturas Ordinarias, Facturas de Compra, Facturas de Cuentas por Cobrar, Facturas de Prepago, y más.

Como sistema de información para la gestión logística (SIGL) con funciones contables limitadas, OpenBoxes sólo admite dos tipos de facturas: Facturas deCompra y Facturas de Prepago.

Facturas de compra

Las facturas de compra son la factura estándar - este es el tipo de factura para hacer un pago final de cualquier bien o servicio, y para marcar esa línea como pagada en el sistema. Pero las facturas de compra sólo pueden ser procesadas después de que un artículo haya sido enviado en el sistema. Para obtener más información sobre la creación de facturas de compra, consulte este documento: Crear una Factura de Compra.

Facturas de prepago

Para los proveedores que requieren prepago, es necesario que exista una forma de procesar un pago antes de que los artículos hayan sido entregados. Aquí es donde entra en juego la factura de prepago. Para las órdenes de compra que requieren pago por adelantado, los usuarios pueden procesar una factura especial de pago por adelantado que mostrará el pago realizado antes de la entrega de los artículos. Una vez entregados los artículos, debe crearse una factura de compra para conciliar el pago anticipado con el recibo final (más detalles en las instrucciones más abajo).

Indicar el pago anticipado en una orden de compra

Las facturas de prepago sólo pueden ser procesadas contra órdenes de compra que tengan un término de pago que incluya el prepago. Si no ve la opción de generar una factura de prepago, edite los términos de pago en la orden de compra para reflejar el porcentaje de prepago. Si no dispone de condiciones de pago por adelantado, deberá añadirlas su administrador siguiendo las instrucciones de que aparecen aquí.

Crear una factura de pago anticipado para TODOS los artículos

1. Para crear una factura de prepago, primero abra la Orden de Compra (PO) que necesita prepagar.Vaya a Compras > Listar Órdenes de Compra. Busque el pedido que necesita facturar y ábralo haciendo clic en su nombre.

2. En la página de vista del pedido, haga clic en Generar factura de pago anticipado.

   

3. Al hacer clic en Generar factura de pago anticip ado se generará automáticamente una factura basada en las líneas de la orden de compra y el porcentaje de pago anticipado en las condiciones de la orden de compra:

4. La factura mostrará todas las líneas del pedido, con la cantidad a facturar y el coste final aplicado en función del porcentaje de prepago.

   Para un prepago del 100%, la factura coincidirá exactamente con el pedido. Para un prepago del 50%, el valor total de cada línea será el 50% del valor del pedido, para el 25% será el 25% del valor del pedido, etc. Asegúrese de que la factura coincide con la proforma que ha recibido del proveedor, y pulse enviar para registrar el prepago.

5. Asegúrese de que la factura coincide con la proforma que recibió del proveedor y pulse Contabilizar factura para registrar el pago anticipado.
6. A diferencia de las facturas de compra, las líneas de una factura de pago anticipado registrada no aparecen como facturadas en el pedido. El pago anticipado está registrado, pero las líneas no aparecen como facturadas y completas porque los artículos aún deben ser recibidos y el pago conciliado. Consulte la sección siguiente para saber cómo conciliar una factura de pago anticipado.

Editar o revertir una factura de pago anticipado

Las facturas de prepago no pueden editarse porque se generan en base a la información del pedido. Si después de generar una factura, nota un error, tendrá que borrar la factura y volver a crearla después de editar la orden de compra para reflejar la proforma.

1. Desde la página de edición de facturas, pulse guardar y salir para ir a la página de visualización de facturas.

2. Desde la página de visualización, pulse eliminar para borrar la factura:

3. Una vez que haya eliminado la factura, vuelva a la orden de compra y edítela, siguiendo las instrucciones para editar las órdenes de compra después de la contabilización en Editar una orden de compra. Una vez que el pedido sea correcto, pulse de nuevo el botón de generar factura para reiniciar el proceso.
4. Si la factura ya está contabilizada, primero hay que revertirla y luego eliminarla. En la página de visualización de una factura contabilizada, verás un botón de "Retroceso". Selecciona ese botón para devolver la factura al estado de pendiente. Una vez que la factura esté pendiente, verás el botón de eliminar.
5. Si desea editar una factura pero no se encuentra en la página de edición o visualización de facturas, puede encontrar la factura yendo a Facturación>Lista de facturas o abriendo el pedido asociado y haciendo clic en la pestaña "Facturas".

Puede encontrar la factura yendo a Facturación > Lista de facturas o abriendo el pedido asociado y haciendo clic en la pestaña Facturas.

Conciliar una Factura de Prepago - TODOS los Artículos

Para cerrar completamente las facturas de las OC de prepago, debe conciliar la factura de prepago y crear una factura de compra final. Para que las líneas de OC de prepago se facturen oficialmente, deben enviarse y añadirse a la factura de compra. Este proceso verifica que recibimos lo que pagamos y resuelve cualquier discrepancia.

Esta sección le muestra cómo crear la factura final para TODOS los artículos de una OC de Prepago.

1. Una vez completado el prepago, la orden de compra pasa por el proceso normal de envío y recepción. Si en algún momento es necesario cambiar o cancelar un artículo, realice esos cambios en la OC.

2. Una vez recibidos o cancelados todos los artículos del pedido, haga clic en el botón Generar factura de la página de vista del pedido.

   

3. La factura se generará para el pedido completo, con el pago previo restado en la parte inferior:

   

4. Para un pedido prepagado al 100% con todos los artículos recibidos, el valor total de la factura final será 0. Para un prepago parcial o un pedido en el que se hayan realizado cambios después del prepago, quedará un saldo por pagar. Verifique que la factura coincide con la proforma final y pulse «Contabilizar factura» para finalizar.
5. Estas líneas se marcarán ahora como facturadas en la OC y en todos los informes de OC abiertos.

Conciliar un pago anticipado - Partidas parciales (Sólo disponible para las versiones 0.9.2 - hotfix1 y posteriores)

OpenBoxes también permite a los usuarios facturar sólo algunos artículos de una Orden de Compra (OC) de Prepago. Esto es importante si sólo se han enviado algunos artículos de una OC y el equipo necesita pagar por esos artículos enviados. Los proveedores pueden tardar mucho tiempo en enviar todos los artículos de un pedido, a veces incluso meses, lo que hace que los artículos sigan estando incorrectamente gravados (es decir, que supongan un riesgo financiero para la organización) y puede causar problemas de auditoría y confusiones.

¿Cuándo se puede generar la factura final para los artículos parciales de un pedido de prepago?

• El pedido tiene artículos de ajuste que aún no se han facturado.
• Se ha cancelado el envío de un artículo y dicha cancelación no se ha facturado.
• Se ha enviado al menos un artículo del pedido y aún no se ha facturado.

Generar factura final para artículos parciales en un pedido de pago anticipado

1. En la página Vista de OC, haga clic en Generar factura.

2. Verá un mensaje indicando que no todas las líneas del pedido están disponibles para facturar. Haga clic en Aceptar si desea proceder a facturar sólo las líneas disponibles para facturar.

   

3. En la siguiente página de Facturación, sólo verá las líneas que están listas para ser facturadas. Podrá ver las líneas de prepago inverso (líneas rojas) sólo para las líneas disponibles.Puede hacer clic en los tres puntos de la derecha para realizar las siguientes acciones para finalizar su factura:a. Edite la cantidad a facturar para el artículo. La cantidad editada puede ser inferior a la cantidad original de la orden de compra. Después de editar la cantidad, haga clic en Guardar para ver los cambios en la cantidad. No presione ENTER en su teclado. Esto enviará su factura en lugar de guardar los cambios.b. Eliminar artículos de la factura. Al eliminar la línea de la factura también se eliminará la línea de prepago asociada.

   

4. Después de comprobar que los números se ven bien y coinciden con la factura final proporcionada por el proveedor, haga clic en Enviar para Aprobación.