Ajustes de inventario y recuentos de existencias

Existen dos formas de editar el inventario tras un recuento físico: ajustar el inventario y registrar las existencias. El inventario de ajuste está diseñado para ser utilizado en un solo número de lote, por lo general en los casos en que el usuario acaba de darse cuenta de que la cantidad en OB era incorrecta. El uso del inventario de ajuste suma o resta del inventario actual para ese lote. La función de ajuste de inventario debe estar activada para las ubicaciones.

El registro de existencias está diseñado para sobrescribir todo el inventario del producto con el nuevo inventario que se introduzca. Utiliza esta función cuando realices un recuento físico regular del producto. También es posible registrar un recuento físico para múltiples insumos a través de una importación de inventario - ver Importar Inventario para instrucciones detalladas.

Ajuste de inventario

Para ajustar el inventario de un número de lote concreto, haz clic en la opción que aparece junto a esa línea en la pestaña de existencias actuales. Verás varias opciones de acciones relacionadas con ese lote. Selecciona "Ajustar existencias".

Esto abrirá un menú modal que le permitirá cambiar la cantidad en stock de esta línea de inventario

Cambie la cantidad disponible por la cantidad real en stock. Deberá seleccionar un código de motivo para explicar la razón del cambio. En el ejemplo anterior, he seleccionado el código de motivo "faltante" porque no pude encontrar las existencias. También he añadido un comentario opcional que será visible en el historial de existencias.

Pulse Guardar para registrar el cambio. Verás que tu inventario se ha actualizado, y la transacción también aparece en tu historial de existencias:

Puedes ver arriba que tenía 1.350 en stock, luego ajusté el lote 74B1802058 en 650 unidades menos, y ahora tengo 700 en inventario.

Registro de existencias

Para sobrescribir todo el inventario de un producto, haz clic en el botón "Registrar existencias".

Esto abrirá un menú modal donde puedes cambiar tu inventario. Para ajustar el inventario actual disponible, cambie la "Nueva Cantidad" al número deseado para la línea de lote/fecha de caducidad con la que está trabajando. También puede hacer clic en "Añadir nuevo insumo de línea" para añadir otro número de lote/serie, fecha de caducidad y cantidad.

Hay un campo de comentario para todo el recuento de existencias y también para cada línea individual. Utilice el comentario principal para registrar por qué se han contado las existencias, y los comentarios de línea para registrar cualquier cosa especial sobre una línea en particular. Ve un ejemplo en la captura de pantalla anterior.

Una vez registrado el nuevo inventario, haz clic en "Guardar" para conservar los cambios. Verás el nuevo inventario en la pestaña "en stock" y también podrás ver la transacción en el historial de existencias:

Tenga en cuenta que es perfectamente correcto registrar las existencias y no cambiar realmente su inventario. Si usted cuenta físicamente las existencias, debe hacer un registro de existencias en OpenBoxes, incluso si no hay ningún cambio. De esta manera tendrá un registro en el historial de existencias de que ha realizado el recuento.

Editar un número de lote o una fecha de caducidad

Los escenarios anteriores muestran cómo editar el inventario de un número de lote concreto, pero ¿qué ocurre si necesita editar el propio lote? Hay dos circunstancias en las que un usuario puede querer editar un número de lote:

1. Hay un error tipográfico en el número de lote debido a un error de introducción de datos anterior; por ejemplo, el número de lote en el OB es BP123, pero el número de lote en el envase es BPI23.
2. La fecha de caducidad del número de lote es incorrecta - por ejemplo, el producto tenía una fecha escrita al estilo americano como 8/1/2023 (1 de agosto de 2023) que se leyó al estilo europeo y se introdujo como 8 de enero de 2023.

Tenga en cuenta que el hecho de darse cuenta de que ha introducido existencias con un número de lote incorrecto NO es una situación que deba corregirse editando un lote. Digamos, por ejemplo, que OpenBoxes muestra 50 unidades del lote 12345 en la ubicación x. Usted comprueba y se da cuenta de que en realidad es el lote 56789 en la ubicación x. NO cambie el número de lote 12345 por el 56789. ¿Por qué? Cambiar un número de lote afecta a todas las existencias bajo ese número de lote en todo el sistema. Al cambiar el número de lote 12345 por 56789, no sólo está cambiando el número de lote de los insumos de la ubicación x, sino el de todos los insumos con el lote 12345, en otras ubicaciones o incluso en otros almacenes. Por eso en OpenBox sólo los administradores pueden cambiar los números de lote. En resumen, si quiere cambiar la cantidad de un determinado número de lote que tiene en stock, utiliza ajustar stock o registrar stock. Si desea corregir una errata en el número de lote o en la fecha de caducidad, utilice el método que se indica a continuación.

1. Selecciona el número de lote que deseas editar. Si el número de lote está en stock, ve a la pestaña en stock. Si no, desplazate hacia abajo para ver cómo encontrar los números de lote fuera de stock.
2. Pulse la viñeta situada a la izquierda del número de lote y seleccione editar elemento

Esto abrirá un menú modal donde podrá ver y editar el lote y la fecha de caducidad. Si sólo ve la fecha de caducidad como editable y no el número de lote, significa que no tiene permisos de administrador. Puede editar la fecha de caducidad, pero para actualizar el lote tendrá que ponerse en contacto con su administrador local.

3. Cambia el número de lote y la fecha de caducidad dentro del menú modal según sea necesario. Puedes añadir un comentario para explicar por qué has hecho el cambio, pero no es obligatorio.

4. Presiona "Guardar".

5. En la pestaña de existencias podrás ver el número de lote actualizado y la fecha de caducidad.

Si el lote que deseas actualizar no está en stock, puedes seguir viéndolo accediendo a la página de gestión de números de lote. Haz clic en gestionar lotes en la tarjeta electrónica de existencias:

Esto le mostrará una página con todos los números de lote que se han introducido para este producto. Selecciona tu número de lote y utiliza los mismos pasos indicados anteriormente para editar y guardar los cambios.