Configurar organizaciones y ubicaciones

La organización y las ubicaciones son bloques de construcción clave en OpenBoxes. Forman parte de un conjunto de objetos llamados partes,, que representan a personas, lugares y grupos que interactúan con el software. Lee la introducción de las partes para obtener más detalles sobre cada tipo de parte. Entonces, ¿qué son las organizaciones y las ubicaciones, y cómo se relacionan entre sí?

• Organizaciones: Las organizaciones son empresas, gobiernos u otras entidades que interactúan directa o indirectamente con OpenBoxes. La organización representa la entidad financiera, y está asociada con una o más ubicaciones, que representan una oficina física o un almacén. Entender las organizaciones es esencial para utilizar la función de Orden de Compra, porque las organizaciones definen las entidades financieras a las que se hace referencia en la compra y la facturación.
• Ubicaciones: Las ubicaciones representan los espacios físicos donde se envían, reciben o almacenan las mercancías. Todas las transacciones en OpenBoxes deben estar asociadas a una ubicación. Algunas ubicaciones tienen la capacidad de gestionar el inventario, lo que permite a los usuarios conectarse, ver el inventario y realizar transacciones. Otras ubicaciones pueden ser referenciadas como orígenes o destinos, pero no pueden rastrear el inventario. Hay varios niveles de ubicaciones; dentro de una ubicación de depósito, también hay ubicaciones que representan contenedores individuales o zonas.

Así, las ubicaciones representan los lugares físicos donde se envían, reciben y almacenan las existencias. Las organizaciones representan la empresa o entidad propietaria de esa ubicación. Todas las ubicaciones de depósitos y proveedores deben estar asociadas a una organización.

Por qué es importante

Quizá se pregunte: ¿por qué tener dos objetos separados para la ubicación física y la entidad financiera? ¿Es realmente importante? La respuesta es que sí importa si utiliza la función de compras o cualquiera de las otras funciones financieras de OpenBoxes. Para poder realizar cualquier transacción financiera utilizando OpenBoxes, necesita tener una indicación clara de quién puede pagar qué y dónde. Puede ver información más detallada sobre el por qué a continuación y en la página de configuración de la OC.

Si no está utilizando el sistema de compras en OpenBoxes, la distinción entre la ubicación de la organización es más teórica. En ese caso, es bastante fácil crear una organización y asignarle todas las ubicaciones. OpenBoxes también creará automáticamente organizaciones para las ubicaciones de los proveedores, lo que facilita la creación de ubicaciones para los usuarios que no se preocupan por los aspectos financieros del software.

Posibles configuraciones de ubicación y organización

Veamos algunos ejemplos que le ayudarán a conceptualizar la relación entre un lugar y una organización.

Ejemplo 1: La organización y la ubicación son 1:1

Para este ejemplo, imagine que tiene un proveedor con el que su organización trabaja regularmente llamado "ABC Medical Supplies". Los suministros médicos ABC siempre se envían desde la misma ubicación, que es la misma que su oficina principal y la dirección de facturación. En este caso, su registro de organización y ubicación podría tener el siguiente aspecto:

Este acuerdo permite a PIH Boston, PIH Sierra Leona y PIH Haití emitir cada una sus propias órdenes de compra con sus propias secuencias de numeración, y manejar su propia facturación. Por defecto, cada oficina de país sólo puede comprar bienes para ser entregados en lugares dentro de su organización. Sin embargo, PIH Boston ha habilitado la función de compra centralizada, que le permite actuar como oficina central y comprar para toda la red global. Vea más sobre la compra centralizada en la configuración de pedidos.