Crear y Gestionar usuarios

Para que un miembro de su equipo pueda acceder a OpenBoxes, un administrador debe crear un perfil de usuario para él y asignarle permisos de usuario. Antes de pasar a la creación de usuarios, vea a continuación un breve resumen de los permisos de usuario.

Cada usuario en OpenBoxes tiene un nivel de permiso que controla lo que puede ver y hacer en el sistema. Estos permisos pueden establecerse para todo el sistema o para una ubicación específica. Los principales niveles de permiso son:

Sin acceso - Puede entrar pero no puede ver ni hacer nada. Si no tiene acceso a todo el sistema, probablemente se trate de un error; envíe un correo electrónico a su administrador. Pero también puede no tener acceso a una ubicación específica, lo que significa que no vería esa ubicación en el sistema pero seguiría teniendo acceso a otras ubicaciones
Navegador - puede ver todas las páginas e informes en OpenBoxes, pero no puede editar nada. Esto es bueno para las partes interesadas que quieren ver los datos, pero no están trabajando realmente en la cadena de suministro
Gestor: puede hacer todo lo que puede hacer un navegador, además de crear envíos, pedidos y otras transacciones
Admin: puede hacer todo lo que puede hacer un gestor, además de revertir envíos, hacer importaciones de datos y crear ubicaciones, productos, usuarios, listas de existencias y personas
Superusuario - puede hacer todo lo que puede hacer un gestor, además de poder revertir recibos, suplantar a otros usuarios y hacer cambios masivos de datos. Normalmente sólo hay 1-2 superusuarios por organización.

La siguiente tabla ofrece un resumen detallado de lo que puede hacer cada nivel de permiso en el sistema:

Navegador	Gerente	Administración	Superusuario
Ver inventario	Sí	Sí	Sí	Sí
Ejecutar informes	Sí	Sí	Sí	Sí
Enviar y recibir envíos	No	Sí	Sí	Sí
Ajustar el inventario	No	Sí	Sí	Sí
Crear pedidos de compra	No	Sí	Sí	Sí
Retirar los envíos	No	No	Sí	Sí
Crear productos	No	No	Sí	Sí
Crear usuarios	No	No	Sí	Sí
Crear listas de existencias	No	No	Sí	Sí
Crear ubicaciones	No	No	Sí	Sí
Crear personas	No	No	Sí	Sí
Importar datos	No	No	Sí	Sí
Retroceder los recibos	No	No	No	Sí
Editar/borrar transacciones	No	No	No	Sí

Hay dos permisos adicionales que pueden añadirse a los permisos básicos anteriores:

Usuario financiero - puede ver los datos de precios en el sistema. Si no tiene este permiso, todos los datos de precios estarán borrados o se mostrarán como cero
Aprobador: puede aprobar y colocar un pedido; puede editar o revertir un pedido después de haberlo colocado
Usuario de la factura

Los administradores también pueden establecer el tipo de correos electrónicos de notificación que recibirá el usuario. Los usuarios que no tengan notificaciones añadidas no recibirán correos electrónicos.

Crear un nuevo usuario

Para crear un nuevo usuario, pase por encima de la pestaña Configuración y haga clic en "Usuario". Esto le llevará a la página de la lista de usuarios.

En la página de la lista de usuarios, haga clic en "Crear usuario". Esto le llevará a una pantalla en la que puede introducir información clave sobre el usuario:

Nombre de usuario: crea un nombre de usuario que sea fácil de recordar para el usuario. Un enfoque común es tomar la primera letra del nombre del usuario y su apellido para crear su nombre de usuario.
Nombre: Escriba el nombre.
- En este ejemplo, Sally.
Apellido: Escriba su apellido.
- En este ejemplo, Smith.
Contraseña: Introduzca una contraseña segura
- Se recomienda que el usuario cambie su contraseña una vez que se haya conectado con éxito.
Correo electrónico: escriba el correo electrónico preferido por el usuario
Idioma: Seleccione la preferencia de idioma. Esto cambiará toda la interfaz de OB en el idioma preferido donde las traducciones están disponibles.

Después de hacer clic en "guardar", OB le llevará a la pantalla de edición de la autorización del usuario. En esta pantalla, tendrá que dar al usuario permisos en el sistema. ¡¡Nota: Si crea un usuario pero no le añade permisos, el usuario no podrá acceder a Openboxes!!

Elige un rol por defecto:

Cada usuario debe tener un rol por defecto. El rol por defecto es el rol mínimo que un usuario debe tener encada lugar en OB. No se preocupe por los permisos en ubicaciones específicas. En su lugar, piense en los permisos que quiere que este usuario tenga para la ubicación que menos utiliza en Openboxes. Si no quiere que ni siquiera vea esa ubicación, establezca su rol por defecto como sin acceso. Si quieres que la vean, establece su valor por defecto como navegador. Si quieres que puedan crear transacciones en todas las ubicaciones, establece el valor por defecto como gestor, y así sucesivamente.

Ej1: Quiero que mi usuario pueda ver todos los almacenes del sistema, pero que sólo pueda crear transacciones en el almacén donde trabaja

Establecer el permiso por defecto como navegador. Añadir el gestor como un permiso específico de la ubicación

Ej2: Quiero que mi usuario pueda crear transacciones en el depósito donde trabaja, e incluso que pueda crear productos y usuarios. Pero no quiero que puedan ver los depósitos de otras instalaciones.

Establecer el permiso por defecto como sin acceso. Añadir el administrador como un permiso específico de la ubicación

Ej3: Quiero que mi usuario pueda ver todas las ubicaciones del sistema, pero no hacer ningún cambio

Establezca el permiso por defecto como navegador y no añada permisos específicos de ubicación

Ej4: Quiero que mi usuario pueda hacer cualquier cosa, en cualquier lugar del sistema

Establezca el permiso por defecto como superusuario, no establezca los permisos específicos de la ubicación

Después de elegir tu rol por defecto, no olvides añadir permisos especiales.

Usuario financiero - Añada este rol en el espacio por defecto para cualquier usuario que quiera poder ver el coste unitario de los artículos en el sistema. Los usuarios sin estos permisos verán todos los costes borrados.
Aprobador - Agregue este rol para cualquier usuario que tenga permiso para colocar o revertir pedidos

Elija una ubicación por defecto:

Elija la ubicación en la que más trabaja el usuario. Si quiere que el usuario se registre automáticamente en esa ubicación al abrir OpenBoxes, haga clic en el botón de ubicación de inicio de sesión automático.

Elija los permisos específicos de la ubicación

Debajo de la ubicación por defecto hay un cuadro llamado "roles de ubicación". Verás que en ese cuadro puedes asignar un rol para el usuario para cada ubicación en Openboxes. Este es el aspecto más importante de la creación de un usuario. Debe decidir, para cada ubicación, cómo se le permitirá a la persona interactuar con ella. Cualquier ubicación que se deje como predeterminada se establecerá como el rol predeterminado descrito anteriormente.

Lo importante aquí es pensar "¿necesito actualizar el permiso de los usuarios para esta ubicación?" Si no, déjalo como está. Si es así, consulte la tabla en la introducción para determinar el nivel de permiso adecuado.

Una vez que haya terminado de editar los permisos, pulse guardar. Ya ha creado un usuario.

Edición de los perfiles de usuario actuales

Vaya a la lista de usuarios haciendo clic en configuración>usuarios. En la lista de usuarios, haga clic en el nombre de usuario que desea editar. Esto le llevará a la página de edición de usuarios:

En la primera pestaña, que se muestra arriba, puedes editar cualquier campo: dirección de correo electrónico, nombre de usuario, nombre y apellido del usuario, idioma (las opciones locales son inglés, francés o español), y establecer la cuenta como activa o inactiva.

En la pestaña "cambiar contraseña", puede cambiar la contraseña del usuario:

En la tercera pestaña, puede cambiar los permisos del usuario (consulte las instrucciones para crear un nuevo usuario para ver una guía paso a paso de los permisos).